Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

RecruFone is een dienst van Afiant Commerce B.V., Lorentzstraat 89 te Bleiswijk, ingeschreven bij de KvK onder nummer 61946281. Voor de gegevens die je in RecruFone verwerkt, is Afiant Commerce B.V. de verwerkingsverantwoordelijke. Ben je als zakelijke klant zelf verantwoordelijke voor de gegevens van je kandidaten en je bellers, dan treden wij op als verwerker.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en facturatiegegevens.
• Telefoniegegevens: je telefoonnummer(s), belplan-instellingen en belgeschiedenis (wie belde wanneer, gespreksduur).
• Kandidaatgegevens: de naam, het telefoonnummer, het bedrijf en de aantekeningen die je bij een kandidaat zet, en aan welke vacatures hij hangt. Komen die uit je ATS, dan bewaren we er ook bij waar ze vandaan komen.
• Gespreksinhoud: voicemailberichten, opnames en de daarvan gemaakte transcripties en samenvattingen. Deze verwerken we om de dienst te leveren (je boodschap tonen en samenvatten). Voicemails worden altijd opgenomen. Gewone gesprekken nemen we bij RecruFone standaard op, ook de gesprekken die de gebruiker zelf start. Een inkomende beller hoort aan het begin van het gesprek dat het kan worden opgenomen. Start de gebruiker het gesprek zelf, dan hoort de ander geen automatische melding; de gebruiker vertelt de ander dan zelf aan het begin dat het gesprek wordt opgenomen. Een gesprek met je AI-collega wordt niet opgenomen; daarvan bewaren we het uitgeschreven gesprek en de samenvatting.
• Gebruiksgegevens: technische logs die nodig zijn om de dienst te laten werken en te beveiligen.

Als je kennis met ons maakt

Vraag je op recrufone.com een proefperiode van 30 dagen of een persoonlijke demo aan, dan bewaren we wat je invult: je naam, je zakelijke e-mailadres, je telefoonnummer en je bedrijfsnaam. Bij een demo ook je voorkeursmoment (de dag en het dagdeel) en waar je naar wilt kijken, als je dat kiest. Daarnaast bewaren we langs welke weg je binnenkwam: via de homepage, via een link van ons in een mail of een advertentie, of rechtstreeks. Dat leiden we af uit de eerste pagina die je bij ons opende en de link die je volgde. Je browser onthoudt dat alleen zolang je tabblad openstaat, in de sessieopslag en zonder cookie, en stuurt het mee met het formulier.

We gebruiken dit om je aanvraag te behandelen. We bellen je over je aanvraag, om het tijdstip van je demo te bevestigen of om je zakelijke lijn en je proefperiode samen klaar te zetten, en we sturen je één bevestiging per mail met je aanvraagnummer. Je gegevens komen daarvoor als contact in ons eigen RecruFone-account, zodat we je kunnen bellen. Dat doet altijd een mens: je nummer wordt nooit automatisch gebeld of ge-sms't. Welke pagina tot een aanvraag leidt, gebruiken we om de site te verbeteren. Het formulier is beveiligd tegen misbruik, zoals hieronder staat.

Nemen we een gesprek met je op, dan zeggen we dat aan het begin van het gesprek. Heb je liever geen opname, zeg het dan gerust.

Verwerkers die we inschakelen

Om RecruFone te laten werken schakelen we gespecialiseerde leveranciers in. Ze krijgen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun deel van de dienst, en met elk van hen hebben we afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. Het gaat om leveranciers voor:

• telefonie en spraakverwerking;
• opslag van je gegevens;
• het samenvatten van gesprekken;
• beveiliging van onze website tegen misbruik.

RecruFone is een Nederlandse partij en we gaan zorgvuldig met je gegevens om: verkeer en opslag zijn versleuteld. Een deel van de spraak- en AI-verwerking loopt via internationale leveranciers. Dat beperken we tot wat nodig is om de dienst te leveren en leggen we vast in verwerkersovereenkomsten.

Waar je gegevens staan

We bewaren je gegevens in de Europese Unie. Voor sommige onderdelen, zoals het uitschrijven en samenvatten van gesprekken en de beveiliging van onze website, werken we met leveranciers die ook buiten de Europese Unie verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen voor zover het nodig is om de dienst te leveren, en onder de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wat we laten samenvatten wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Met de leveranciers in de lijst hierboven hebben we een verwerkersovereenkomst; meestal hoort die bij de voorwaarden die we met hen hebben afgesloten. Voor de pushdienst van je telefoon gelden de voorwaarden van het ontwikkelaarsprogramma, zie hieronder. Wil je precies weten welke gegevens waar terechtkomen? Mail ons, dan leggen we het per onderdeel uit.

De app op je iPhone

Gebruik je onze app op een iPhone, dan moet je telefoon ook overgaan als de app dicht is. Dat kan alleen via de pushdienst van de maker van je telefoon. Bij een inkomend gesprek stuurt onze telefonieleverancier daarom een bericht naar die pushdienst, met het telefoonnummer van de beller erin, zodat je ziet wie er belt voordat je opneemt. Het gesprek zelf loopt niet via die pushdienst.

De maker van je telefoon is hierbij een subverwerker, onder de voorwaarden van zijn ontwikkelaarsprogramma. Het is een Amerikaans bedrijf, dus zo'n bericht kan ook buiten de Europese Unie worden verwerkt.

Je AI-collega en je kandidaten

Belt je AI-collega een kandidaat, dan zegt ze aan het begin van het gesprek wie ze is, voor welk bureau ze belt en dat ze een digitale assistent is. Wil de kandidaat een mens spreken, dan stopt ze. Van zo'n gesprek bewaren we het uitgeschreven gesprek en de samenvatting, zodat jij kunt teruglezen wat er is gezegd. Een kandidaat die aangeeft niet door de AI-collega gebeld te willen worden, zetten we in de app op niet bellen; daarna belt ze hem niet meer.

De LinkedIn-cookie op onze website

We adverteren op LinkedIn. Om te zien welke advertentie werkt, kan op recrufone.com de LinkedIn Insight Tag laden: een scriptje van LinkedIn dat een cookie zet en je bezoek koppelt aan de advertentie waarop je klikte. Wij zien daar cijfers van, geen namen.

Dat gebeurt alleen als je er ja op zegt. Zeg je nee, of kies je niets, dan laadt het script niet en gaat er geen enkel verzoek naar LinkedIn. De bezoekcijfers die we zelf bijhouden werken zonder cookie en staan hier los van; daar verandert je keuze niets aan.

Zei je ja en vraag je daarna een proefperiode of een demo aan, dan meldt de tag LinkedIn ook dat er een formulier verstuurd is, zodat we zien welke advertentie tot een aanvraag leidt. Wat je in het formulier invulde gaat niet naar LinkedIn.

Je antwoord bewaren we in één cookie op onze eigen site, met de naam rf_toestemming. Daar staat alleen in of je ja of nee zei, en hij vervalt na 180 dagen. Wil je je keuze veranderen, klik dan onderaan de pagina op Cookievoorkeuren: dan wissen we die cookie en staat de vraag er weer. Hoelang LinkedIn zijn eigen cookies bewaart en wat hij ermee doet, bepaalt LinkedIn zelf; dat staat in het cookiebeleid van LinkedIn.

Hoelang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig en ruimen ze daarna automatisch op:

• Opnames van gewone gesprekken: negentig dagen.
• Transcripten, verslagen en voicemails, ook van gesprekken met je AI-collega: twaalf maanden.
• Technische berichten die onze telefonieleverancier ons tijdens een gesprek stuurt: zestig dagen. Je belgeschiedenis (wie belde wanneer, en hoe lang) en je kandidaatgegevens blijven staan zolang je account bestaat.
• Facturen, en welke gesprekken er waren en hoe lang ze duurden: zeven jaar, want dat vraagt de wet.

Zeg je op, dan kun je tot het einde van je laatste betaalde periode gewoon bellen. Dertig dagen daarna wissen we je gesprekken, opnames, transcripten, voicemails, kandidaten en koppelingen. Wat we wettelijk moeten bewaren, zoals hierboven staat, blijft.

Heb je een proefperiode of een demo aangevraagd en word je geen klant, dan verwijderen we je gegevens en de verslagen van onze gesprekken uiterlijk twaalf maanden na ons laatste contact, of eerder als je daarom vraagt. Een opname van zo'n gesprek ruimen we net als elke opname na negentig dagen op. Word je wel klant, dan gelden de termijnen hierboven.

Wissen we iets, dan ruimen we ook de kopieën bij onze leveranciers op, voor zover die dat toelaten. Van een gesprek met je AI-collega staat het uitgeschreven gesprek bijvoorbeeld ook bij onze telefonieleverancier.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Wil je hier gebruik van maken? Mail hallo@recrufone.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.