Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

RecruFone is een dienst van Afiant Commerce B.V., Lorentzstraat 89 te Bleiswijk, ingeschreven bij de KvK onder nummer 61946281. Voor de gegevens die je in RecruFone verwerkt, is Afiant Commerce B.V. de verwerkingsverantwoordelijke. Ben je als zakelijke klant zelf verantwoordelijke voor de gegevens van je kandidaten en je bellers, dan treden wij op als verwerker.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en facturatiegegevens.
• Telefoniegegevens: je telefoonnummer(s), belplan-instellingen en belgeschiedenis (wie belde wanneer, gespreksduur).
• Kandidaatgegevens: de naam, het telefoonnummer, het bedrijf en de aantekeningen die je bij een kandidaat zet, en aan welke vacatures hij hangt. Komen die uit je ATS, dan bewaren we er ook bij waar ze vandaan komen.
• Gespreksinhoud: voicemailberichten, opnames en de daarvan gemaakte transcripties en samenvattingen. Deze verwerken we om de dienst te leveren (je boodschap tonen en samenvatten). Voicemails worden altijd opgenomen. Gewone gesprekken nemen we standaard niet op: dat gebeurt alleen als de klant gespreksopname zelf aanzet, en dan hoort de beller aan het begin van het gesprek dat het opgenomen kan worden. Een gesprek met je AI-collega wordt niet opgenomen; daarvan bewaren we het uitgeschreven gesprek en de samenvatting.
• Gebruiksgegevens: technische logs die nodig zijn om de dienst te laten werken en te beveiligen.

Verwerkers die we inschakelen

Om RecruFone te laten werken schakelen we gespecialiseerde partijen in. Met elk van hen hebben we passende afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. De belangrijkste zijn:

• Telnyx, voor het telefonieverkeer (bellen, gebeld worden, spraakverwerking), voor het uitschrijven van opnames en voicemails, en voor je AI-collega, die op hun platform draait.
• Supabase, voor de opslag van je account-, kandidaat- en telefoniegegevens.
• Anthropic, voor de samenvatting en de actiepunten die we van een uitgeschreven gesprek maken.

RecruFone is een Nederlandse partij en we gaan zorgvuldig met je gegevens om: verkeer en opslag zijn versleuteld. Een deel van de spraak- en AI-verwerking loopt via internationale leveranciers. Dat beperken we tot wat nodig is om de dienst te leveren en leggen we vast in verwerkersovereenkomsten.

Waar je gegevens staan

Dat verschilt per onderdeel van de dienst:

• Je account-, kandidaat- en telefoniegegevens staan in de Europese Unie (Frankfurt).
• Het telefonieverkeer, opnames en voicemails worden verwerkt door Telnyx. Onze nummers zijn Nederlands en het gesprek is vastgezet op hun knooppunt in Amsterdam, dus het spraakverkeer blijft in de Europese Unie. De opname en de voicemail halen we daarna binnen in onze eigen opslag in Frankfurt, en zodra die kopie er staat verwijderen we de opname bij Telnyx.
• Transcripties en samenvattingen worden in twee stappen gemaakt. Het uitschrijven van een opname of voicemail gebeurt bij Telnyx. De samenvatting en de actiepunten maakt Anthropic, in de Verenigde Staten, onder de standaardcontract bepalingen van de Europese Commissie (module twee, van verantwoordelijke naar verwerker) die deel uitmaken van hun verwerkersovereenkomst. Die gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen en worden binnen dertig dagen verwijderd.

Gaat er iets naar een land buiten de Europese Unie, dan gebeurt dat alleen voor zover het nodig is om de dienst te leveren, en onder de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft. We hebben een verwerkersovereenkomst met Telnyx, Supabase en Anthropic. Bij alle drie maakt de verwerkersovereenkomst deel uit van de voorwaarden die we hebben aanvaard, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie erin. Wil je precies weten welke gegevens waar terechtkomen voordat je RecruFone inzet voor gesprekken met gevoelige informatie? Mail ons, dan leggen we het per onderdeel uit.

Je AI-collega en je kandidaten

Belt je AI-collega een kandidaat, dan zegt ze aan het begin van het gesprek wie ze is, voor welk bureau ze belt en dat ze een digitale assistent is. Wil de kandidaat een mens spreken, dan stopt ze. Van zo'n gesprek bewaren we het uitgeschreven gesprek en de samenvatting, zodat jij kunt teruglezen wat er is gezegd. Een kandidaat die aangeeft niet door de AI-collega gebeld te willen worden, zetten we in de app op niet bellen; daarna belt ze hem niet meer.

Hoelang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Gespreks- en kandidaatgegevens bewaren we zolang je account actief is of zolang je ze zelf beschikbaar wilt houden; facturatiegegevens bewaren we zolang de wet dat vereist. Zeg je op, dan verwijderen we je gegevens binnen een redelijke termijn, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

Voor opnames van gewone gesprekken geldt een kortere termijn: die ruimen we na negentig dagen automatisch op. Het transcript en de notities van zo'n gesprek blijven wel staan. Voicemails en gesprekken van je AI-collega vallen hier los van.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Wil je hier gebruik van maken? Mail hallo@recrufone.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.