Algemene voorwaarden

1. Wie we zijn

RecruFone is een dienst van Afiant Commerce B.V., Lorentzstraat 89 te Bleiswijk, ingeschreven bij de KvK onder nummer 61946281 ("wij" of "RecruFone"). Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van de RecruFone-dienst.

2. De dienst

RecruFone levert zakelijke telefonie voor recruitment: een of meer telefoonnummers, een belplan, voicemail met transcript, gespreksverslagen, je kandidaten en vacatures, en een AI-collega die gesprekken opvangt en kandidaten voor je belt. We spannen ons in om de dienst goed en veilig te laten werken. Telefonie is deels afhankelijk van netwerken van derden; we kunnen geen ononderbroken beschikbaarheid garanderen.

3. Prijzen en betaling

De actuele prijzen staan op onze site, bij de abonnementen. Je betaalt een vast maandbedrag plus het verbruik boven je bundel. Alle bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

Je abonnement betaal je vooruit. Bij je aanmelding reken je meteen je eerste maand af. De dag waarop je je aanmeldt wordt je factuurdag: vanaf dan krijg je elke maand op die dag de factuur voor de maand die dan begint. Met verbruik boven je bundel gaat het andersom, dat rekenen we achteraf af over de periode die net voorbij is.

Zet je een module bij of ga je naar een hoger abonnement, dan reken je meteen de dagen tot je eerstvolgende factuurdag af. Zet je iets uit of ga je omlaag, dan gaat dat in op je eerstvolgende factuurdag. De periode die je al betaald hebt loopt gewoon door.

Gesprekken van je AI-collega rekenen we per gesprek af en ronden we daarbij af op hele minuten. Die AI-minuten staan los van je plan: ze tellen niet mee in de belminuten van je bundel en worden ook niet daaruit afgeschreven.

4. Je betaalmethode

Betalen gaat automatisch, via onze betaaldienst Mollie. Je koppelt eenmalig een betaalmethode en daarna hoef je er niets meer voor te doen. Je kiest zelf: een bankpas of creditcard, of automatische incasso. Die machtiging voor incasso geef je af met een iDEAL-betaling.

Het koppelen loopt altijd via een echte betaling, want daar ontstaat de machtiging uit. Normaal is dat je eerste maand. Valt er niets te factureren, bijvoorbeeld als je later een andere kaart of rekening koppelt, dan schrijven we eenmalig 1 euro af. Dat bedrag krijg je niet terug.

Je betaalmethode kun je op elk moment vervangen in de app.

5. Facturen en incasso

Bij elke afschrijving hoort een factuur. Die maken we eerst: we boeken hem in onze administratie en mailen hem naar je factuuradres. Daarna schrijven we exact het bedrag van die factuur af, inclusief btw. Al je facturen staan ook in de app.

Bij je aanmelding is de volgorde omgekeerd. Je ziet het bedrag op je scherm voordat je betaalt, en de factuur volgt zodra de betaling rond is.

Betaal je met automatische incasso, dan staat bij de factuur in de app op welke dag we hem bij je bank aanbieden. Zo'n incasso duurt een paar dagen; een kaartbetaling is dezelfde dag rond.

6. Tussentijdse factuur

Verbruik boven je bundel rekenen we achteraf af, maar we laten het niet oplopen. Komt het verbruik dat nog niet gefactureerd is boven een drempel, dan sturen we daar tussentijds een factuur voor en incasseren we die. Daarna staat de teller weer op nul.

Die drempel is 75 euro als je met een kaart betaalt en 50 euro bij automatische incasso. In je eerste dertig dagen als klant is het 40 euro. Voor jouw organisatie kunnen we een andere drempel instellen.

7. Als een betaling niet lukt

Een mislukte afschrijving is meestal geen onwil, dus we gaan er niet meteen hard in. We proberen het na 3 dagen nog een keer, en lukt dat ook niet, dan na nog eens 7 dagen. Bij elke poging krijg je een mail met wat er misging en wat je eraan kunt doen.

Blijft de factuur daarna openstaan, dan heb je nog 7 dagen. Daarna pauzeren we uitgaand bellen, het kopen en overzetten van nummers en het aanzetten van je AI-collega. Inkomende gesprekken blijven werken, dus je blijft bereikbaar. Zodra de factuur betaald is, zetten we alles meteen weer open.

Bij een tussentijdse factuur gaat het anders. Mislukt die incasso, dan zetten we alleen uitgaand bellen uit. Je belplan, je inkomende gesprekken en je AI-collega blijven gewoon werken.

Boek je een betaling terug bij je bank, dan stopt de automatische incasso. We innen dat bedrag nooit vanzelf opnieuw; we pakken het met de hand op. Ging het om de eerste betaling, dan vervalt je machtiging en koppel je opnieuw een betaalmethode voordat je verder kunt.

8. Grens aan openstaand verbruik

Naast die drempel geldt er een grens. Komt het verbruik dat nog niet gefactureerd is boven 250 euro, dan gaat dezelfde pauze in als hierboven: uitgaand bellen, nummers kopen en je AI-collega aanzetten staan dan uit, inkomend blijft werken. In je eerste dertig dagen als klant ligt die grens op 100 euro. Loop je ertegenaan, mail ons dan even, dan zetten we het samen weer open. Voor jouw organisatie kunnen we ook een andere grens instellen.

9. Prijswijzigingen

We kunnen onze prijzen aanpassen. Een wijziging laten we je minstens een maand van tevoren per e-mail weten. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat.

10. Looptijd en opzeggen

Je gebruikt RecruFone per maand. Er is geen minimale looptijd en geen opzegtermijn: je kunt op elk moment stoppen.

Opzeggen doe je zelf in de app: ga naar Instellingen en klik op Opzeggen. Dat kan de eigenaar of een beheerder van het account. Liever per e-mail? Stuur een bericht naar hallo@recrufone.com, dan zeggen we het voor je op.

Je abonnement loopt door tot het einde van de periode die je vooruit betaald hebt, dus tot en met de dag vóór je volgende factuurdag. Die datum zie je in de app voordat je bevestigt. Een nieuwe abonnementsfactuur komt er daarna niet meer. Belminuten boven je bundel kunnen nog op een laatste factuur komen. Wil je je nummer meenemen naar een andere aanbieder, dan werken we daaraan mee.

11. Jouw gebruik

Je gebruikt RecruFone alleen voor legitieme doeleinden en houdt je aan de wet. Misbruik, zoals ongevraagde massacommunicatie, fraude of het schenden van rechten van anderen, is niet toegestaan en kan leiden tot opschorting van de dienst. Voor de kandidaten die je belt geldt dat je zelf verantwoordelijk blijft voor de grondslag waarop je ze benadert.

12. Privacy

Hoe we met gegevens omgaan lees je in onze privacyverklaring. Daarin staat ook welke verwerkers we inschakelen voor telefonie, opslag en AI.

13. Aansprakelijkheid

We doen ons best om de dienst goed te leveren, maar onze aansprakelijkheid voor schade is beperkt voor zover de wet dat toelaat. We zijn niet aansprakelijk voor storingen in netwerken van derden of voor gevolgschade.

14. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden en de dienst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde Nederlandse rechter.